최근 한 조사에 따르면 직장인들의 평균 72%, 모든 직종의 70% 이상이 기획 보고서 작성에 어려움을 느끼고 있다고 한다. 예전에는 기획서 작성 능력이 기획 부서에 근무하는 사람들에게만 해당되었으나 지금은 부서를 불문하고 모든 직장인에게 요구되는 필수 능력이 되었기 때문이다. 이제는 모든 직장인에게 기획서 작성 능력이 자신의 경쟁력이 된다. 그런데 다들 기획서 만드는 훈련을 제대로 거치지 않았기 때문에 기획서 작성은 늘 부담으로 작용한다.

기획서는 머리가 아니라 엉덩이로 만드는 것이다. 다시 말해 기획의 성패는 머리가 좌우하는 것이 아니라 얼마나 오랫동안 자리에 앉아 고민하고 썼다 지우기를 반복할 수 있는가, 필요한 정보를 얻기 위해 얼마나 발품 손품을 팔 수 있는가에 달려 있다. 그래서 기획자의 마음가짐으로 일본의 수학자 히로나카 헤이스케의 말을 기억할 필요가 있다. “어떤 문제에 부딪치면 나는 남보다 시간을 두세 곱절 더 투자할 각오를 한다. 그것이야말로 평범한 두뇌를 지닌 내가 할 수 있는 유일한 방법이다.”

기획을 잘하려면 우선 기획과 계획이 다르다는 것을 인식해야 한다. 동일한 자료를 바탕으로 기획서를 만들어도 그 결과물을 보면 어떤 사람은 기획서고 어떤 사람은 계획서다. 계획은 일을 어떻게 차질 없이 수행해서 소기의 목표를 달성할 것인가에 초점이 맞추어져 있다. 그리고 기획은 일을 통해서 어떠한 가치를 창출해서 새로운 변화를 이끌어낼 것인가에 초점이 맞추어져 있다. 이처럼 “기획은 의도된 계획”이라 할 수 있으며, 새로운 변화를 만들기 위한 출발점이다. 다른 사람들이 눈여겨보지 않는 내재된 가치를 철저한 기획을 통해 끄집어낼 때 나만의 경쟁력을 가질 수 있다.

주목 받는 기획서, 인정받는 기획서를 만들려면 3無기획에서 벗어나야 한다. 여기서 3無는 논리, 결론, 공감이 결여되어 있는 것이다. 자신의 기획서가 늘 상사에게 퇴짜를 맞는다면 혹시 이 세 가지가 빠져 있는 것은 아닌지 살펴봐야 한다. 기획서가 우선적으로 갖추어야 할 요소는 논리이다. 여러 가지 내용이 나열되어 있지만, 논리가 부족하면 기획서를 읽는 상대방을 이해시킬 수 없다. 정확하게 현상을 이해하고 환경 분석을 한 뒤 여기서 얻어진 시사점을 통해 기획 컨셉트를 잡고 구체적인 계획을 수립해야 한다. 그리고 기획자의 의견을 뒷받침해주는 근거가 확실해야 한다. 근거의 인과관계는 기획 안의 논리성을 판단하는 매우 중요한 부분이다.

게다가 요즘은 다들 파워포인트를 이용해 기획서를 작성하다 보니 겉모습은 화려한데 도대체 무엇을 어떻게 왜 하자는 것인지 알맹이, 즉 결론이 없이 흐지부지 끝나는 기획서가 의외로 많다. 공감이 이루어져야 설득이 이루어지고 기획 안을 보다 강력하게 실행에 옮길 수 있다. 그런데 기획 안의 논리도 부족하고 결론도 명확하지 않다 보니 상사와 부하 간에, 관련 조직 간에 상호 공감이 이루어지지 않는다.

‘3無기획’에서 벗어나려면 기획에 ‘스토리’를 보태야 한다. 기획의 진정한 효과는 내가 제시한 아이디어에 대해 상대방이 쉽게 이해하고 공감해서 이를 실행에 옮김으로써 문제를 해결했을 때 비로소 발현된다. 한마디로 자신의 생각을 상대방이 공감할 수 있게 만들라는 얘기다. 상대방에게 생각을 전달하는 방법은 의외로 간단하다. 재미있게 이야기를 들려주듯이 기획에 스토리를 보태면 된다.

그렇다고 기획서에 말하듯이 구구절절 이야기를 늘어놓아서는 안 된다. 공감을 불러일으키는 스토리, 새로운 의미를 만드는 스토리를 들려주어야 한다. 기획 스토리텔링의 5단계, 기획서에 스토리를 접목시키는 방법, 스토리에 담아야 할 세 가지 메시지, 스토리 만드는 공식, 임플리케이션 만들기, 가설사고 추가하기, 스토리라인 만들기 등을 체계적으로 이해해야 한다. 그리고 남들과 다른 새로운 관점과 관심을 유발할 수 있는 창의적인 발상은 있으면 있을수록 좋은 조건이라고 할 수 있다.

기업 간 경쟁은 날로 심화되고 있으며, 생존 위기에 봉착해 있는 기업이 나날이 늘어가고 있다. 기업이 지속적으로 성장하고 살아남으려면 기업도 축구처럼 토털 사커 전략을 펼쳐야 한다. 상황에 따라 전원 공격 또는 전원 수비 형태를 취해야 한다는 말이다. 그래서 기획은 특정 부서의 전유물이 아니다. 또한 조직 구성원도 회사 내에서 능력을 인정받기 위해서는 어느 부서에서 무슨 일을 하든 상사의 지시에만 의존해 움직여서는 안 된다. 구성원의 자기 주도성이 그 어느 때보다 강조되고 있다. 그래서 모든 비즈니스에 있어서 상대방이 공감할 수 있는 기획서를 자기주도적으로 만들어낼 수 있는 구성원의 능력이 주목 받는 시대이다.